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Resumen del puesto : El/la Ops Admin Assistant I ** brinda soporte administrativo y operativo al equipo de Operaciones, asegurando el flujo adecuado de documentación, gestión de información, seguimiento básico de envíos y apoyo en procesos internos. Su función principal es apoyar tareas diarias del área para garantizar el cumplimiento de los estándares operativos y la atención efectiva a clientes internos y externos.

Responsabilidades Principales : 1. Soporte Operativo

- Registrar y actualizar información de envíos en sistemas corporativos.
- Apoyar en la organización y entrega de documentos operativos (guías, soportes, manifiestos).
- Realizar seguimiento básico de envíos y escalamientos según procedimientos.
- Control, archivo y custodia de documentos necesarios para las operaciones diarias.

2. Gestión Administrativa

- Actualizar bases de datos internas y reportes rutinarios del área.
- Apoyar con la generación de informes operativos simples (volumen, entregas, incidencias).
- Administrar y hacer seguimiento a solicitudes internas relacionadas con operaciones.
- Apoyar la coordinación de recursos, citas, accesos o requerimientos para proveedores o aliados.

3.



Atención a Cliente Interno y Soporte a la Operación

- Canalizar solicitudes hacia las áreas correspondientes para resolución oportuna.
- Mantener comunicación efectiva con hubs, last mile o aliados según instrucciones del supervisor.

4. Control Documental y Procesos

- Verificar información de documentos operativos antes de su carga en el sistema.
- Organizar archivos físicos y digitales siguiendo los estándares de la compañía.

Apoyar tareas administrativas relacionadas con auditorías, controles internos o KPI básicos.

Cualificaciones : 1. Formación Académica

- Técnico, tecnólogo o estudiante de carreras como:

- Administración

- Logística

- Comercio Exterior

- Procesos Administrativos

- Negocios Internacionales

- O programas afines

2. Conocimientos Técnicos

- Manejo intermedio-alto de Excel y herramientas de Office.
- Conocimientos básicos de logística o transporte (deseable pero no obligatorio).
- Manejo de sistemas internos de operación (se entrena).

3. Competencias Blandas

- Organización y manejo de prioridades.
- Atención al detalle.
- Comunicación clara y asertiva.
- Proactividad y disposición para aprender.
- Trabajo en equipo y adaptabilidad a tareas dinámicas.

4. Habilidades Operativas

- Capacidad para registrar información con precisión.
- Habilidad para dar seguimiento a tareas e incidencias simples.

Comprensión básica de flujos logísticos y documentación

Grado 005 Horario: Lunes a viernes 8am-5pm (1 hora de almuerzo) - 44 horas semanales Bogota, PRESENCIAL**

Employee Type : Permanent

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📌 Ops Admin Assistant I (Bogotá)
🏢 UPS
📍 Bogotá