Description

- Público Objetivo:

Dirigido a base de datos de valoración vigente de los procesos 38974 y 38957.

- Matrículas requeridas:

- Tarjeta y/o Matrícula Cualificado

- Observaciones:

La sede de trabajo es en el municipio de Ituango El cargo requiere desplazamiento a territorios donde EPM tiene presencia y podrá trabajar por fuera de la jornada laboral cuando la prestación del servicio lo requiera.

- Conocimientos requeridos:

Taxonomía (Gestión de activos)

Metodologías para gestión de activos

Gestión documental

Modelo de gestión documental y Administración de Archivos

Gestión de documentos físicos y digitales

Metodología para gestión de los procesos y sus elementos: Documentación, riesgos, indicadores, normograma, MEGA, ENTER

Elementos financieros en la administración de contratos

Administración de Contratos

Interventoría de contratos

Administración y gestoría técnica de contratos

Responsibilities

FUNCIONES PRINCIPALES:

Gestión de abastecimiento

- Revisar completitud de las órdenes de compra y verificar el cumplimiento de requisitos.
- Determinar la fuente del bien/servicio a suministrar (inventario, proveedor o una nueva contratación).
- Gestionar internamente con las dependencias involucradas, la elaboración y aprobación de los documentos de la compra.
- Comunicar al contratista la orden de compras menores para garantizar la operación.
- Realizar compras menores de acuerdo con la normatividad establecida, con el fin de satisfacer las necesidades de los negocios y las áreas de soporte.
- Verificar que las solicitudes de compra cuenten con el presupuesto de la dependencia interesada.
- Verificar que los proponentes seleccionados no figuen como deudores morosos en los sistemas de información nacional que soportan la contratación.
- Publicar en el sistema de información los procesos de contratación asociados a compras menores de EPM.
- Realizar las órdenes de compra menores de acuerdo con las solicitudes de las dependencias y los procedimientos establecidos
- Actualizar la información derivada de los procesos de compras menores en las herramientas informáticas establecidas.
- Consolidar la información para el cálculo de multas y extra costos, así como la liquidación de los costos de las importaciones.
- Inspeccionar las mercancías nacionalizadas y presentar los reportes respectivos.
- Realizar los trámites asignados para la entrega parcial o total del bien/servicio contratado.
- Realizar las inspecciones en el terreno con el fin de verificar el avance en la ejecución del contrato de acuerdo con las condiciones técnicas pactadas, recomendar los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
- Revisar la ejecución de las acciones de prevención y mitigación de impactos comunitarios en los medios físico, biótico y social, ocasionados por el desarrollo de contratos, recomendar los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
- Verificar el desarrollo del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo a cargo del contratista en los contratos que le sean asignados, solicitar los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
- Revisar el cumplimiento de los aspectos ambientales acordados en el Plan de Manejo Ambiental,



proponer los ajustes y hacer seguimiento a su aplicación.
- Liquidar el avance de ejecución del contrato, de acuerdo con la periodicidad definida.
- Diligenciar los documentos que soportan el pago del bien/servicio recibido y tramitar la autorización del pago.
- Gestionar los pedidos y entrega de materiales y equipos propiedad de EPM al contratista y recibirlos cuando finalice el contrato.
- Asistir a las reuniones de seguimiento con el contratista con el fin de evaluar el avance del contrato. Llevar los registros de información, fotográficos o de video que soporte el seguimiento a la ejecución del contrato.
- Consolidar y revisar la consistencia de la información del personal requerido en los contratos.
- Elaborar los informes de seguimiento al desarrollo del contrato y reportar las novedades detectadas.
- Revisar la información de la ejecución del contrato registrada en el aplicativo definido

Gestión documental

- Documentar y socializar con los usuarios finales los flujos para la producción y trámite de documentos y demás requerimientos asociados a la caracterización y configuración de los sistemas de información que soportan el proceso para EPM y Filiales.
- Configurar los sistemas de información que soportan el proceso de gestión documental en EPM y filiales
- Realizar las cargas de documentos digitalizados a las herramientas informáticas que apoyan el proceso
- Ejecutar los controles operativos para garantizar la oportunidad y calidad de los procesos ejecutados en la gestión de la información documental, durante las etapas de su ciclo de vida.
- Entrenar a los usuarios finales en las funcionalidades y uso de los sistemas de información que soportan el proceso de gestión documental en EPM y filiales
- Recibir, evaluar y gestionar los requerimientos internos al proceso

Gestión de materiales

- Catalogar los materiales, equipos y herramientas que ingresan a los almacenes y depurar el catálogo existente de acuerdo con las guías y procedimientos establecidos.
- Suministrar la información requerida para la preparación y ejecución del Plan de Reabastecimiento de bienes inventariables.
- Generar los reportes para definir las cantidades de bienes inventariables a comprar, pedir o a transferir para el abastecimiento de los Almacenes
- Solicitar los bienes inventariables a transferir a los almacenes.
- Controlar la reposición de materiales adquiridos a través de los contratos de suministro.
- Generar las requisiciones de compra o pedido de bienes inventariables teniendo en cuenta el nivel óptimo de inventarios, rotación y nivel de servicio, para asegurar el abastecimiento o evitar el agotamiento de los bienes y realizarles seguimiento.
- Programar la logística para la transferencia de los materiales, herramientas y equipos entre los diferentes almacenes de EPM.




- Realizar las actividades asignadas en la ejecución de inventarios físicos de acuerdo con las guías y procedimientos establecidos
- Registrar en el sistema de información los ajustes al inventario originados por deterioro, actas de baja, cambios de descripción y recuperación entre otros, según el procedimiento e informar a los interesados.
- Verificar las actividades relacionadas con la recepción, verificación, almacenamiento y despacho de mercancías en los almacenes.
- Brindar asistencia técnica en almacenamiento y operación de almacenes a las dependencias y filiales del grupo empresarial que lo requieran.
- Realizar las visitas periódicas a los almacenes de EPM, con el fin de revisar las instalaciones físicas y el funcionamiento de los mismos y recomendar a los responsables de acciones de mejora cuando se requiera.
- Hacer seguimiento a las solicitudes de material, equipos y herramienta realizadas por las dependencias y las consultas presentadas por los usuarios de los almacenes de EPM.
- Revisar las características, históricos de ventas, precios y demás información requerida para valoración de material inservible.
- Elaborar y tramitar las actas de baja de material, equipos y herramientas inservible.
- Clasificar los bienes inventariables a reabastacer y gestionar el ingreso o actualización de la clasificación en el aplicativo definido.
- Ingresar y actualizar los parámetros de reabastecimiento en las aplicaciones definidas.
- Identificar los bienes inventariables que no están incluidos en los contratos de suministros e informarlos a la dependencia responsable.
- Identificar los bienes inventariables que no tienen rotación en un periodo superior a un año e informarlos a las dependencias responsables para determinar su destinación, según los procedimientos y reglas de negocios establecidas.
- Informar a los responsables los vienes agotados o próximos a agotarse.
- Consolidar análisis de especificaciones y propuestas económicas de los proveedores de servicios asociados a la importación.
- Consolidar la información para el cálculo de multas y extra costos
- Recopilar y analizar la información para actualizar la inscripción de EPM ante entidades que lo requieran
- Llevar registros en archivos prediseñados para controlar medir riesgos asociados al comercio exterior
- Recolectar información requerida según criterios definidos para la liquidación de despachos de importación y exportación
- Solicitar a involucrados la información y documentación necesaria para la importación o exportación de mercancías.
- Revisar e inspeccionar contenedores y cargas previa definición de las condiciones a verificar

TRANSVERSAL

- Controlar, soportar, documentar, conciliar, revelar, clasificar y medir adecuadamente el registro de todos los hechos económicos que le sean asignados, con el fin de contribuir a la calidad de la información en los estados financieros y suministrar oportunamente la información que le sea requerida para efectos contables o financieros.
- Transferir conocimiento durante la ejecución de las Responsabilidades de su cargo, con el fin de fomentar y fortalecer la gestión del conocimiento en la organización.

📌 Tecnólogo-Tecnóloga Administrativo (Ituango)
🏢 Epm
📍 Ituango