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Descripción de puesto : Resumen del puesto

Apoyar las operaciones administrativas y de procesamiento de exportaciones, garantizando la correcta gestión documental, validación de información en sistemas operativos, control de discrepancias, actualización de registros, cumplimiento de procedimientos de seguridad y soporte a los procesos de Flor Express y carga aérea. Principales responsabilidades- Procesar y validar documentación de exportación y aduanas.

- Realizar actividades de edición, escaneo, digitalización y validación documental en OPSYS e IDIS.
- Gestionar procesos de escaneo de carga mediante equipos Zebra y aplicación GSL.
- Revisar y resolver discrepancias operativas y documentales.
- Actualizar información en sistemas operativos (OPSYS, Booking y herramientas asociadas).
- Ejecutar procesos de prealerta, linkeo y contingencia de guías al vuelo.
- Administrar inventarios de suministros operativos.
- Completar reportes y checklists operacionales.
- Apoyar auditorías internas y externas.
- Asegurar el cumplimiento de SOPs, estándares de seguridad y requerimientos regulatorios.
- Participar en iniciativas de mejora continua y estandarización de procesos.





A continuación, se describe la naturaleza general del cargo por medio de una lista de actividades que son requeridas para llevar a cabo el trabajo: Seguridad y Cumplimiento

- Velar por mi seguridad y la de mis compañeros, participando activamente en las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo de la compañía.
- Cumplir con los requisitos y procedimientos de seguridad aplicables a la operación.
- Asegurar el cumplimiento de los SOPs (Standard Operating Procedures).
- Gestionar el cumplimiento de los entrenamientos semanales y de los requisitos de capacitación en IELMS.
- Apoyar la preparación y atención de auditorías internas y externas.
- Realizar Quick Look Audits según los lineamientos establecidos.

Procesamiento de Documentación Flor Express

- Digitalizar y validar la documentación aduanera de Flor Express.
- Escanear y validar documentos soporte: factura comercial, certificado fitosanitario y packing list.
- Validar la documentación antes de iniciar el proceso de edición.
- Confirmar que la cantidad de piezas y el valor declarado coincidan con la factura comercial.
- Revisar y gestionar discrepancias identificadas durante el procesamiento documental.
- Confirmar la transmisión de contingencias cuando aplique.

Procesamiento Operacional

- Ejecutar los procesos de escaneo mediante equipos Zebra utilizando la aplicación GSL.
- Realizar el cierre de ULDs,



la creación de nuevos ULDs y la asignación de sellos de seguridad cuando sea requerido.
- Efectuar la revisión y resolución de discrepancias de Flor Express.
- Gestionar el linkeo de guías aéreas a los vuelos y ejecutar procesos de contingencia en OPSYS cuando corresponda.
- Actualizar información operativa en Booking, OPSYS y prealertas.
- Revisar y validar el reporte de discrepancias 4DJ0.
- Ejecutar procesos de Common Carrier conforme a los procedimientos establecidos.

Control de Datos y Sistemas

- Gestionar y validar información en los sistemas OPSYS, incluyendo procesamiento de ULDs y conciliaciones IN/OUT.
- Realizar seguimiento y validación de datos operativos en los sistemas corporativos.
- Identificar y corregir discrepancias operativas, incluyendo descuadres de ULD, creación de MOMA y registros forzados.
- Mantener la documentación de control de peso de básculas ASI y registros de Test Weight.

Inventarios y Soporte Operacional

- Administrar y controlar el inventario de suministros destinados a los clientes de Flor Express.
- Completar los checklist diarios, semanales y de preflight.
- Asistir en la coordinación interfuncional (cross-functional) de acuerdo con las necesidades operativas.

Mejora Continua

- Identificar brechas operativas y proponer acciones correctivas.
- Apoyar la implementación de mejoras de procesos.
- Participar en iniciativas de estandarización y optimización operacional. - Conocimientos técnicos - Dominio de Microsoft Office: Word, PowerPoint y Excel, Powe BI, Outlook y Teams)
- Manejo de sistemas operacionales y administrativos.
- Conocimiento básico de procesos de exportación, documentación aérea y logística.
- Deseable experiência con procesos de escaneo. **- Cualificacione

📌 Ops Admin Assistant I (Bogotá)
🏢 UPS
📍 Bogotá