IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Área o Dependencia

Presidencia

Denominación del cargo : Asistente de Presidencia y Comercio Exterior

Cargo superior inmediato : Presidente

Valoración económica

Salario fijo constitutivo

Bonificación no constitutiva

Observaciones

Localización (ciudad)

Cali

Disponibilidad para traslados

No

Personas a cargo

Nombre del cargo al cual lidera

Jornada laboral

Lunes a viernes

Sábado

Mañana

7:30 - 12:00

Mañana

7:45 - 12:00

Tarde

1:00 - 5:30

Tarde

N/A

- INFORMACIÓN GENERAL DEL CARGO

Misión del cargo :

- Aportar al cumplimiento de la Visión de la compañía, asistiendo a la Presidencia en las tareas administrativas y de comercio exterior que le sean encomendadas.

Responsabilidades / Funciones :

- Asistir a la Presidencia en las labores administrativas del cargo, tales como revisión de correspondencia, agendamiento de citas, redacción de comunicados, atención y realización de llamadas.
- Revisión del correo electrónico empresarial, direccionando las PQR´s a las áreas encargadas.
- Manejar los archivos de: Presidencia personal, Presidencia empresarial y comercio exterior.
- Recibir y revisar la factura proforma enviada por el proveedor y presentarla a Gerencia A&F.;
- Hacer seguimiento de los documentos originales que envía el proveedor para poder nacionalizar la mercancía.
- Cuando llegan los documentos se entregan a la SIA con una carta donde se relacionan los documentos entregados.
- Crear el proyecto en el sistema cuando se hace una importación, ingresando las facturas y todos los gastos que genera la importación.
- Realizar carta para pago de impuestos de la importación y darle aviso a la SIA para que la recoja y la lleve al banco.




- Hacer la liquidación con todos los gastos que género la importación y pasársela a Gerencia General y otra copia a logística.
- Abrir una carpeta con todos los documentos de la importación y archivarla.
- Reportar mensualmente al Banco de la Republica el movimiento que se hace en la cuenta de compensación con sus formularios correspondientes, y legalizar la mercancía, cuando se realizan giros directos anticipados a proveedores del exterior por medio de SISCOMP.
- Tener presente las fechas de vencimiento de los giros financiados, actualizarlas y entregar a Gerente A&F.;
- (Formulario No. 5). Una vez el banco nos envíe el mensaje swift informando que ya están los dólares en la cuenta de compensación, se procede a realizar el pago respectivo al banco.
- Generar trimestralmente por medio del SISCOMP los archivos a la DIAN. El sistema guarda un archivo comprimido ZIP donde se evidencian los archivos XML generados donde están todos los movimientos del trimestre de la cuenta de compensación.
- Solicitar al contador la copia de cada uno de los PDF recibidos y firmados por la DIAN, estos se deberán adjuntar con los soportes del informe formulario 10 del mes acabado de reportar al Banco de la Republica.
- Reporte de novedades presentadas en el área de sistemas al proveedor de servicios.
- Gestión de los celulares corporativos.
- Velar por el buen funcionamiento de las herramientas de oficina (impresoras, computador, fax y demás).




- Cumplir normas, políticas y Reglamentos de Seguridad salud en el trabajo, y en general las que existan en la empresa.

Indicadores :

- Demora en el cumplimiento de las labores administrativas designadas.
- Errores cometidos en el desarrollo de las labores administrativas designadas.
- Retraso en procesos de importaciones o exportaciones por trámites documentales.
- RELACIONES INTERPERSONALES

Internas

Con quien

Propósito

Frecuencia

Presidencia

Coordinar las labores administrativas.

Diaria

Dirección Técnica y de Desarrollo

- Seguimiento a los pedidos de importaciones.
- Tener completa la documentación requerida para importaciones

Cuando sea requerido.

Gerencia Comercial

- Apoyo en los trámites y documentos de exportaciones.

Cuando sea requerido.

Externas

Con quien

Propósito

Frecuencia

Proveedores Internacionales

Seguimiento al despacho de pedidos y estatus de los documentos requeridos

Cuando sea requerido.

CIA

Seguimiento al proceso de transporte y nacionalización de las importaciones.

Seguimiento al despacho y transporte de las exportaciones.

Cuando sea requerido.

Proveedor de servicios informáticos

Reporte de PQR´s, buscando su pronta atención y solución

Cuando sea requerido

Prestador del servicio de celulares corporativos

Reporte de PQR´s, buscando su pronta atención y solución

Cuando sea requerido.

- CARACTERÍSTICAS DEL OCUPANTE DEL CARGO

Género : Femenino

Edad : Mayor a 25 años.

Formación básica : Bachiller

Técnico

Tecnólogo

Competente

Especialista

XX

Profesiones que aplican :

- Administrador de empresas.
- Ingeniera.

Formación complementaria :

- Comercio Exterior.

📌 Asistente de Presidencia y Comercio Exterior (Cali)
🏢 etagro e cia
📍 Cali