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Resumen del Puesto : El Air Sr Admin es responsable de garantizar la ejecución segura, eficiente y conforme de las operaciones del Air Gateway , asegurando el cumplimiento de los estándares de UPS, las regulaciones aeronáuticas y los procedimientos internos aplicables a las operaciones de Importación y Exportación. : Esta posición integra procesos de flight planning, load planning, cumplimiento regulatorio, coordinación operativa, supervisión en rampa y warehouse, y soporte administrativo , actuando como un punto clave de control y coordinación entre Flight Dispatch, Flight Control, Ramp Operations, Warehouse, proveedores externos y funciones administrativas . : El rol soporta directamente la integridad operativa del Gateway, garantizando que todos los vuelos sean planificados, ejecutados, monitoreados y documentados de manera segura, precisa y oportuna. : Responsabilidades Principales :

- Velar por mi seguridad y la de mis compañeros, participar de las actividades de salud y seguridad de la compañía :

- Generar Load Plans por vuelo basado en instrucciones de Flight Release desde Louisville Dispatch. :

- Asegurar la correcta validación de Weight & Balance previo a las salidas. :

- Validar parámetros operacionales finales de combustible y de Hazardous Materials (HAZMAT) :

- Precisión del payload :





- Coordinar con Flight Control para obtener y confirmar el payload. :

- Procesar y distribuir Flight Plans y GENDECs (General Declaration). :

- Completar checklists diarios, semanales y de preflight. :

- Monitorear comunicaciones entrantes (AGMS) y validar ETAs. :

- Coordinar con CCO (estatus de vuelo y posicionamiento) :

- Coordinar con proveedores de combustible (Fuel Vendors) (cantidad y tiempos) :

- Transporte de tripulación e inmigración (si aplica) :

- Validaciones de Notificaciones NOTAM :

Gestionar y validar datos en los sistemas OPSYS (procesamiento de ULD - conciliación IN/OUT) :

- Procesos de Common Carrier :

- HARMONY (gestión de slots AMS/ADMS) :

- Monitoreo de Flight Communication Dashboard :

- Identificar y corregir discrepancias (descuadres de ULD, creación de MOMA, registros forzados). :

- Mantener actualizado Inventario de ULD y Registros operacionales :

- Datos de seguimiento en sistemas :

- Ejecutar validaciones de HAZMAT y controles de cumplimiento. :

- Realizar Inspecciones de rampa Inbound / Outbound :

- Inspecciones FOD :

- Quick Look Audits :

- Revisar y asegurar cumplimiento de Requerimientos FCMEL :

- Documentación de peso báscula ASI/Test Weight :

- Apoyar la preparación para auditorías (internas y externas). :

- Proveer supervisión operacional en tiempo real en Rampa y Warehouse. :

- Asegurar cumplimiento de SOPs (Standard Operating Procedures) :





- Requisitos de seguridad

- Tiempos operacionales

- Participar activamente en :

- Control de operaciones del Gateway

- Self-Assessments

- Mantener registros precisos por vuelo.

- Gestionar Cumplimiento de entrenamientos semanales (T/S IELMS)

- Validación de asignación de personal (UPS y proveedores)

- Generar Resúmenes de vuelo, Reportes operacionales, Documentación para auditorías

- Asegurar trazabilidad completa de operaciones y comunicaciones.

- Identificar brechas operacionales y proponer acciones correctivas.

- Apoyar la implementación de Mejoras de procesos

- Iniciativas de estandarización

- Asistir en coordinación cross-functional según necesidades operativas.

Cualificaciones :

- Diploma de Educación Secundaria :

- Título universitario/DPA/Técnico/tecnólogo— Preferible :

- Más de 2 años de experiência en soporte administrativo y/o en operaciones (warehouse/rampa) :

- Sólidas habilidades analíticas, de comunicación oral y escrita, resolución de problemas, investigación básica, atención al detalle y gestión del tiempo :

- Dominio de Microsoft Office: Word, PowerPoint y Excel, Powe BI :

- Nível de inglés: intermedio (60% hablado, 80% escrito) : Educación :

- Diploma de Educación Secundaria (Bachillerato) - Requerido . :

- Título técnico, tecnólogo, cualificado o universitario en carreras afines al sector aeroportuario, logística, administración o áreas relacionadas - Preferible . :

- Licencia o certificación DPA - Requerida/Altamente deseable . : Experiência :

- Entre 1 y 2 años de experiência en operaciones aeroportuarias, warehouse, rampa o soporte administrativo y en operaciones. :

- **Se valo

📌 Air Sr Admin Assistant (Bogotá)
🏢 UPS
📍 Bogotá