Requisition ID : req26846 Job Title :OFICIAL DE ADMINISTRACIÓN - BOG Sector :Administrative/General Office Employment Category : Fixed Term Employment Type : Full-Time Open to Expatriates : No Location : Bogota, Colombia

RESUMEN DEL PUESTO

Reportando directamente a la Oficial Senior de Administración, él / ella brindará apoyo logístico y ayudará al trabajo administrativo del equipo de Operaciones para asegurar que la implementación del programa se lleve a cabo de manera efectiva y oportuna de conformidad con las políticas y procedimientos operativos del IRC las regulaciones del donante. RESPONSABILIDADES : Viajes

- Garantizar que exista un sistema de seguimiento de movimientos de vuelos, que esté visible y actualizado a las necesidades de la organización.
- Supervisión como punto focal para todas las solicitudes de viajes de vuelos (nacionales e internacionales).
- Coordina el trámite de todas las solicitudes de vuelos, con su respectivo alojamiento y transporte terrestre de los viajeros.
- Garantiza la acomodación de pasajeros en las ciudades de destino con un briefing desde el área de administración.
- Gestiona y reporta la cantidad de solicitudes de viaje con una parametrización de solicitudes dentro los tiempos exigidos, extemporáneos y cambios o cancelaciones de último momento que permitan identificar la carga operativa de la administración de viajes.
- Gestiona la logística corporativa de eventos reuniones y talleres requeridos por la organización a nível nacional y VCR.
- Garantiza que los hoteles preestablecidos cuenten con excelentes condiciones de acomodación a través del seguimiento de encuestas de satisfacción de los diferentes viajeros. Visitantes




- Supervisar las reservas de hotel según sea necesario para el personal visitante, consultores, etc., lo que incluye garantizar la aprobación previa de un supervisor autorizado y el registro de los códigos de gastos contables. Coordina que los transportes contratados cuenten con la visibilidad y exactitud de los horarios con briefing de recolección de pasajeros internacionales.
- Control de los visitantes nacionales y extranjeros, con seguimiento en sus destinos para dar acompañamiento a cualquier requisito.
- Asegura que los visitantes sean informados con anticipación de todos los arreglos y se les proporcione un paquete de llegada que incluya contactos y los últimos protocolos de seguridad para visitantes.
- Verificar la facturación del hotel y preparar las solicitudes de pago correspondientes.
- Gestiona la trazabilidad de los viajeros a las diferentes oficinas de destino con el fin de tener una articulación fina de los movimientos de los viajeros dentro y fuera del País. Qualifications
- Diploma en Administración o carrera afín.
- Al menos 2 años de experiência en un puesto similar o equivalente en programas humanitarios o de desarrollo.
- Experiência previa en el manejo de diferentes partes interesadas y/o coordinación de actividades.
- Comprensión demostrada de trabajar con personas de diferentes culturas.

Habilidades y competencias demostradas:

Excelentes habilidades multitarea, organizadas y de seguimiento, orientadas a los plazos, buen jugador de equipo y puede trabajar bien bajo presión.

- Actitud positiva y mente de sobresaliente servicio.
- Habilidad de gestión del tiempo.
- Habilidad de priorización.
- Buenas habilidades interpersonales y de comunicación.

📌 Oficial de Administración - Bog (Bogotá)
🏢 International Rescue Committee
📍 Bogotá