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Funciones

Brindar soporte integral a la Gerencia Administrativa mediante la coordinación, seguimiento y control de los procesos administrativos, legales, corporativos y de gestión documental de la compañía, garantizando el adecuado manejo de contratos, documentación societaria, seguros, permisos, trámites administrativos y del sistema documental de la empresa.

Administración del Sistema Documental

- Apoyar la Secretaría General de la sociedad en la administración documental corporativa.
- Gestionar y hacer seguimiento a trámites ante Cámara de Comercio, DIAN, alcaldías, secretarías, curadurías, bancos y demás entidades públicas o privadas
- Elaborar presentaciones, informes y reportes cuando sean requeridos.

Gestión Legal y Contractual

- Servir como enlace entre la empresa y la firma de abogados externa, coordinando el intercambio de información necesaria para la revisión y el seguimiento de los contratos.
- Mantener actualizada la matriz de contratos de la compañía, la matriz de poderes y autorizaciones con seguimiento a vencimientos, renovaciones, modificaciones o revocatorias y obligaciones. Hacer seguimiento a permisos, licencias, certificados sanitarios y demás documentos obligatorios
- Asistir a reuniones de negociación o revisión contractual lideradas por la Gerencia Administrativa, elaborando actas, minutas o correos de seguimiento con los compromisos acordados.

Apoyo General

- Brindar apoyo administrativo y logístico a las diferentes áreas de la compañía cuando sea requerido




- Ejecutar las demás funciones inherentes al cargo que le sean asignadas por la Gerencia Administrativa.
- Gestionar la compra de suministros e insumos administrativos.
- Mantener actualizado el inventario de llaves, candados, copias de llaves, controles de acceso, códigos de cajas fuertes y demás elementos de seguridad física.

Requisitos

- Cualificado en Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Negocios Internacionales, Economía o carreras afines.
- 2 a 3 años en cargos administrativos, preferiblemente brindando soporte a gerencias o direcciones administrativas. Se valorará experiencia en gestión documental, seguimiento de contratos, trámites ante entidades públicas, manejo de matrices de control, seguros corporativos, elaboración de actas y minutas, y plataformas documentales (SharePoint o similares).

Conocimientos Específicos

- Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) y Microsoft 365 / SharePoint
- Gestión documental y control de versiones
- Elaboración de actas, minutas y comunicaciones ejecutivas
- Organización de archivos físicos y digitales
- Conocimientos básicos de contratación comercial y trámites administrativos (no se requiere formación jurídica)
- Excelente redacción y ortografía

Habilidades y Competencias

- Planeación y organización
- Atención al detalle
- Seguimiento y control
- Proactividad
- Capacidad para gestionar múltiples actividades simultáneamente
- Comunicación asertiva
- Servicio al cliente interno
- Manejo de información confidencial
- Trabajo en equipo

Condiciones Laborales

- Contrato indefinido
- Salario: A convenir + Prestaciones de Ley + Auxilio de transporte
- Horario: Lunes a Viernes de 7:30am a 5pm (Viernes hasta las 4pm)
- Modalidad: Presencial

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📌 Asistente de Gerencia (Colombia)
🏢 CHILITACO
📍 Colombia