1. Supervisar permanentemente el cumplimiento de las funciones asignadas al personal que interviene en el manejo de los servicios, como son operadores logísticos, recepcionistas, conductores, servicios generales y asesores de protocolo en las sedes en ausencia del director de la sede.
2. Informar a la Gerencia Operativa y al coordinador de mantenimiento sobre las necesidades de mejoras en la planta física y equipos coordina y verifica su cumplimiento.
3. Organizar y coordinar mecanismos para optimizar los costos sin perder la calidad de la prestación del servicio.
4. Conservar absoluta reserva de toda la información que maneja y a la cual tiene acceso, velando por la integridad de esta.
5. Validar todos los gastos y los costos de cada servicio, los cuales deben estar registrados en su totalidad en el sistema operativo.
6. Garantizar el buen uso de los recursos económicos a los que tiene acceso.
7. Llevar el control de la caja menor garantizando que siempre se encuentre disponible para uso, no debe presentarse faltantes ni sobrantes, autorizando los recursos solo para cubrir los gastos autorizados.
8. Ejecutar el procedimiento de caja menor garantizando que se encuentren los soportes de los pagos efectuados.
9. Mantener la base de la caja al día para suplir las necesidades diarias de la prestación de los servicios.
10. Llevar el control de los inventarios, consumos y pedidos de los insumos de la sede, garantizando que se tenga el abastecimiento suficiente para la atención de servicios y el soporte administrativo.
11. Registrar oportunamente los movimientos de entradas y salidas de elementos de consumo y devoluciones, ya sea en forma manual o sistematizada, para permitir un control de los inventarios e información oportuna.
12.



Controlar los pagos efectuados a los proveedores garantizando que sea consistente con los servicios prestados y los soportes sean fidedignos.
13. Garantizar el buen almacenamiento de los insumos e informar cualquier novedad al área correspondiente.
14. Realizar los convenios que sean necesarios con proveedores garantizando la calidad del bien o servicio que presten, con costos acordes, condiciones de pago y pagos directos al proveedor por medio de transferencia bancaria directamente al proveedor
15. Controlar y realizar diariamente las consignaciones a la cuenta bancaria de Coorserpark de los recaudos de cartera generados en la sede.
16. Legalizar diariamente los anticipos solicitados con los soportes correspondientes
17. Apoyar al área de Coordinación de servicios de ser necesario
18. Generar los envíos de documentación con su respectiva relación y llevar el control de la correspondencia recibida y enviada.
19. Informar oportunamente a su jefe inmediato y director nacional sobre cualquier situación inusual que se esté presentando e involucre manejos incorrectos de cualquier índole.
20. Generar las boletas de viaje a los conductores según su respectivo viaje y legalización
21. Apoyar en el registro de los horarios de los empleados de la sede en la plataforma designada.
22. Realizar solicitudes de dotación y EPP a las áreas correspondientes.
23.



Realizar la entrega de la dotación y EPP con los formatos y bajo las indicaciones de las áreas responsables e informar cualquier novedad que se presente.
24. Apoyar al director de la sede en la entrega de requerimientos de personal y programación de entrevista de jefe inmediato.
25. Reportar oportunamente las novedades de nómina como vacaciones, permisos, licencias, incapacidades entre otros.
26. Apoyar en las actividades de las áreas de Gestión humana, contabilidad, cartera, tesorería, facturación, auditoría administrativa y cualquier otra área de soporte de cara a la sede.
27. Garantizar el inventario de activos fijos e informar al área contable cualquier movimiento que se genere.
28. Mantener en orden su equipo y puesto de trabajo, reportando cualquier novedad al área correspondiente.
29. Apoyo de documentación que se requiera para el cobro de servicios.
30. Realizar los recibos de caja confirmados por el departamento de cartera, auditoría y control de todos los ingresos reportados en Adasys. 31. Control y supervisar el estado y mantenimiento de las instalaciones de la planta física de la sede, realizando oportunamente el reporte de novedades al área de mantenimiento.

1. Las demás funciones inherentes al cargo que no estén contempladas dentro de este manual
2. Cumplir con las normas relacionadas con el sistema de gestión de calidad
3. Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato
4. Cumplir con los reglamentos y normas de la empresa.

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